Workflow nan antrepwiz lan. Gestion, Pwogram Dokiman ak dosye kenbe

Workflow automatisation se yon mezi Woboram yo nan prèske tout biznis modèn. Menm ti konpayi yo ap travay ak yon mas nan dokiman divès kalite, ki gen ladan lèt, bidjè, bòdwo, kontra ak tout kalite kondisyon. Li se pou rezon sa a ki prèske chak òganizasyon modèn ap eseye sèvi ak sa a mezi kòm yon workflow, ki se bay nan frais de konplè ak prezèvasyon nan done, fasilite nan jwenn epi estoke enfòmasyon divès kalite, ak limite optimize a nan tan an obligatwa pou apwobasyon li yo.

Poukisa fè li?

Pwatikman nenpòt anplwaye konpayi depanse yon anpil nan tan ap eseye jwenn enfòmasyon an dwa, ak demografik élokans di ke li pran apeprè mwatye nan tan an ap travay. Kòm li tou k ap pase ki di ou gen rkree yon lòt fwa olye pou yo re-itilize nenpòt dokiman ki egziste "yon kote". Li se yon estanda se yon sitiyasyon nan ki tèks orijinal la nan yon trete se yon avoka nan òdinatè a, ak antre jounal sou sekirite yo akonpaye ekzekisyon an nan kontra egzekite nan sistèm lan kontablite, bòdwo ak zak genyen nan yo nan depatman an finansye nan fòm papye, ak korespondans konsènan konduit la nan trete a travay se nan elektwonik bwat lapòs anplwaye yo. Sa a "dispèsyon" nan enfòmasyon se trè poze danje pou pou sekirite, entegrite nan ak konsistans, li se nan sitiyasyon sa yo gen aktyèl automatisation workflow.

Atravè entwodiksyon de sistèm enfòmasyon espesyalize rezoud majorite nan dominant nan pwoblèm. Pou egzanp, gen kèk nan sistèm lan bidjè bay kapasite a yo kreye yon sistèm nan bidjè konekte, ki te swiv pa fòmasyon an ak depo nan diferan vèsyon nan dokiman sa yo, osi byen ke yon endikasyon de estati yo. Se konsa, se pwoblèm nan ki pasyèlman rezoud dokiman bidjè pa itilize nan sistèm sa yo.

Men, pa bliye ke aktyèl fondasyon an bidjetè, osi byen ke kontabilite ak ERP sistèm nan laplipa moun lan ka travay avèk enfòmasyon estriktire, sa vle di ki kalite done ki kapab kreye ak ki estoke nan yon fòm tab. Dapre pi ekspè, kantite total nan done nan nenpòt ki enfòmasyon modèn biznis estriktire ofri sèlman 20%, pandan y ap rès la gen ladan e-may, dokiman tèks, rapò divès kalite negosyasyon ak reyinyon, imaj, elatriye Byen souvan, san yo pa fè etid enfòmasyon strukture tou senpleman se pa posib fè yon evalyasyon kontektsta nòmal, ki se deja prezan estriktire. se Depo, koleksyon epi ki fèt aprè pwosesis la done sa yo bay yo pa itilize nan mezi tankou workflow la, ak jesyon kontni konpayi sistèm enfòmasyon.

Ki sa ki sa li ye?

Avèk èd nan sistèm lan jesyon dokiman elektwonik bay òganizasyon nan nenpòt ki entèraksyon ant anplwaye yo nan yon òganizasyon sou baz la nan dokiman yo soumèt. Yon fwa ankò 1 c dokiman bay pou kreyasyon an nan dokiman, posibilite pou k ap deplase yo sou òganizasyon an e kenbe kontwòl sou ekzekisyon an nan dokiman ak pwosesis dekri lè l sèvi avèk yo. Kidonk, dokiman an elektwonik bay konpayi nimewo a gwo avantaj, tradui travay li se aktyèlman yon nivo nouvo.

Chak dokiman yon sèl nan sistèm elektwonik sa a karakterize pa yon seri antye nan detay ki karakterize li inikman (souvan refere yo kòm ansanm sa yo nan kat). Kat la kapab genyen ladan yon varyete enfòmasyon, ki gen ladan ki kalite dokiman, dat nan fòmasyon ak chanjman, otè a, osi byen ke espas depo ak plis ankò. Nan sistèm nan lavni jesyon dokiman pral bay depo ak Rekipere nan dokiman ki nesesè yo nan akò avèk detay yo ki te espesifye nan kat la.

opòtinite

Elektwonik jesyon dokiman bay òganizasyon ak pa sèlman yon anpil nan avantaj, men tou li ouvè anpil posiblite nouvo, ki enpòtan tou.

santralize kontwòl

Kèlkeswa jan gwo se sa a oswa ke sistèm jesyon dokiman antrepriz pèmèt pou chanjman rapid nan fòm lan nan dokiman sikile sou li. Pou egzanp, chanje fòm aplikasyon an pou nenpòt nan depans sa yo nan sant sa yo, responsablite divès kalite jis fè sèten ajisteman nan modèl la ase ki reklamasyon, ki se deja ki estoke nan sistèm nan. Apre sa, anplwaye ki ranpli aplikasyon sa yo pa yo pral kapab sèvi ak dokiman fòm yo demode, depi se aplikasyon an plen ak voye nan sistèm nan.

Sipòte dokiman lifecycle

Chak dokiman ki pral bay moute ak trete nan nenpòt antrepriz, nesesèman ale nan plizyè etap mete. Pou egzanp, lè li rive nan bidjè a antrepriz, li se premye nesesè yo fè, ak Lè sa a apwouve ak egzekite nan fwa espesifye. Apre sa, divès kalite pèfòmans aktyèl ak te planifye nan sijè a bidjè a bon jan analiz e voye l nan achiv la. Nan 1 c dokiman bay sere kontwòl sou lifecycle a nan dokiman, pran an kont kondisyon debaz yo nan anviwònman an antrepriz, menm jan tou divès kalite règ legal ak estanda endistri nan biznis nan konpayi an.

travay ann ekip

Elektwonik sistèm jesyon dokiman bay pi plis pase jis yon òganizasyon nan travay kolektif sou dokiman, ak nan prezans yo pral ekspè ki nan biwo diferan oswa menm nan diferan vil yo.

Sistèm nan magazen yon ase gwo kantite vèsyon nan dokiman an menm, nan adisyon a dirije ak chanjman yo, yo ka anot done yo, se sa ki, ajoute nan yo kèk kòmantè ak nòt, san sa pa afekte enfòmasyon an debaz yo, ki li dwe delivre.

konfidansyalite

karakteristik Olye de sa enpòtan nan sistèm sa yo se ke nan 1 c nan dokiman menm ka abònman nan yon siyati espesyal dijital ki te swiv pa chifreman a. Sa fè li posib pa sèlman nan konfime otantisite a nan nenpòt ki enfòmasyon, men tou, inikman idantifye ak otè a, osi byen ke yo reyalize sekirite ki pi efikas pou estoke done divès kalite, si sa nesesè.

routage

Si sistèm nan jesyon dokiman elektwonik se pa disponib, Lè sa a, nan ka sa a anplwaye a ki patisipe nan kreyasyon an nan sèten sekirite, dwe nesesèman konprann ki moun ki pi bon yo transfere sa yo sekirite. Elektwonik jesyon dokiman nan antrepwiz lan nan otomatikman transfere done moun dwat.

Pou kont li, routage a se gratis ak rijid. Gratis bay yon opòtinite nan dokiman yon direksyon ki nan absoliman nenpòt moun ki resevwa jan sa apwopriye, pandan y ap rijid la bay règleman an pi egzat, men nan ka espesyal aksyon an nan pre-enstale nan dokiman an sistèm nan règleman trafik kapab yon ti kras pran yon poz (pou egzanp, si ou bezwen voye dokiman an bouyon pou revizyon kèk ekspè deyò).

aksè kontwòl

Gen plizyè chwa pou konnen kijan pou distenge ant pouvwa yo diferan nan anplwaye yo nan konpayi an an tèm de jesyon dokiman. Se konsa, yon workflow avanse pèmèt yon moun bay tout kontwòl sou done yo limite kapasite nan modifye oswa menm pèmèt sèlman wè oswa anot nenpòt ki dosye. Sa a anpil senplifye travay la ak done diferan, e ke se enpòtan - li vin pi an sekirite.

entegrasyon

Pou asire maksimòm done entegrite, ki se trase nan yon konpayi an patikilye, jesyon dokiman elektwonik nan antrepriz la bay pou entegrasyon an nan sistèm nan enstale ak lòt moun - finansye, endistriyèl yo, analyse, elatriye Atravè entegrasyon sa yo karakteristik modèn sistèm workflow ase souvan te fè pou sèvi kòm yon kalite lyezon ant plizyè kalite yo lojisyèl.

Dokiman nan tout sistèm, se lojikman ki gen rapò ak enfòmasyon sa a, ki rele kontèks. Li ka gen ladan sa ki nan yon papye oswa e-may, faks, dokiman peman, dosye nan aktivite, videyo a oswa anrejistreman odyo, e menm yon anpil nan lòt enfòmasyon. ka kontèks la nan dokiman an dwe ajoute manyèlman oswa konplètman otomatize pwosesis la, tou depann de preferans yo ak bezwen nan administrasyon yo.

Pou egzanp, ka sistèm lan modèn nan automatisation nan workflow la nan pwosesis la nan fòmasyon ak chanjman sa yo ki vin apre nan bidjè yo dwe itilize yon kantite lòt enfòmasyon kontèks:

• tout kalite rechèch sou mache, ki gen ladan pa sèlman pwòp li yo men tou, moun ki te jwenn ki soti nan sous ekstèn;
• akò Divès ak tokay (achtè oswa vandè);
• Espesyal legal ak referans dokiman;
• plis kopi dokiman yo, ki reflete nan tèt li nenpòt ki limit oswa sipozisyon (kòm yon egzanp, pousantaj la enflasyon, to echanj ak lòt done);
• minit nan reyinyon yo, ki te fèt diskite sou nenpòt vèsyon se bidjè a, epi yo genyen ladan tout kalite travayè kòmantè ak obsèvasyon nan patisipan yo nan pwosesis la (souvan se dokiman sa yo voye nan mitan tout anplwaye via lèt elektwonik ak ki estoke separeman ki sòti nan yon dosye enfòmasyon bidjetè).

Yon itilizatè ki ap travay ak yon bidjè, a nenpòt ki lè, si sa nesesè, ka wè nenpòt nan dokiman ki anwo yo, kòm teknoloji workflow modèn pèmèt l 'nan fè sa san yo pa nenpòt rechèch lontan.

Ki sa ki sistèm yo te itilize avèk nou?

Youn nan solisyon yo yo te lojisyèl ki pi popilè ki ka yo te jwenn nan konpayi Ris ka rele yo yon konbinezon de Microsoft Outlook sèvis piblik ak Microsoft Echanj sèvè. Aplikasyon an premye, nan prensip, mete sou prèske chak òdinatè, Lè nou konsidere ke sèvè a Echanj se souvan pran yo itilize kòm yon sèvè e-mail plen véritable. Malgre lefèt ke konpayi yo ki deja kèk tan de sa te entwodiksyon an nan dokiman elektwonik ki te fèt, pwogram sa yo, se sèlman itilize kòm yon platfòm pou e-mail, apre yo fin kèk anviwònman santralize ka menm lojisyèl sa a dwe itilize kòm yon workflow automatisation byen fonksyonèl pou prèske tout òganizasyon .

Nan moman sa a, se mache a Ris ki te ranpli avèk plizyè douzèn nan sistèm diferan, pa vle di nan ki yon dokiman jesyon automatisation, ak lojisyèl menm jan an ofri pa sèlman Western, men tou, devlopè domestik. Menm Microsoft, nan adisyon a pwogram ki anwo yo, ofri menm sèvis piblik tankou sèvè Content Management oswa Charepwen Portal sèvè.

ki pi pwisan a nan mitan tout sistèm ki egziste deja se te konsidere kòm Documentum, men sitou gwo konpayi itilize pwosesis automatisation sa a. Workflow nan kèk konpayi nan depans lan nan otomatik lojisyèl lotus Nòt pake, men anpil rele li yon kalite "designer pou pwogramasyon", jan mete kanpe sou baz la nan sistèm konplè li se byen difisil.

Ki sa ki se diferans ki genyen ant sistèm Ris ak Lwès?

Si nou pale sou diferans ki genyen prensipal ant sèvis piblik domestik yo ak etranje yo, yo se disponib nan dekale kapasite. Pou egzanp, si sistèm nan nan devlopè Western ka opere nan pratikman tout sistèm opere, li te sitou domestik devlope sèlman pou nenpòt ki youn nan yo, ak nan kou, ke li se souvan fenèt yo. sistèm Lwès yo gen pou configuré yo sèvi ak nenpòt ki DBMS. Sa yo Ris sistèm kontrent ka grav anpeche posibilite pou bati kwa-platfòm, solisyon entegre.

Konsènan fonctionnalités, diferans lan prensipal la manti nan lefèt ke nan West dokumentoproizvodstva automatisation a ak workflow aplike plizyè pwogram ki ka bay anba yon mak sèl, men sib la pou yon varyete de rezon. Pou egzanp, Documentum a ofri yon kantite pwodwi endividyèl, ki yo te itilize pou automatisation plen ak entegrasyon ak ERP sistèm, sipòte konsepsyon ak jeni jesyon an dokiman, elatriye Majorite a dominant nan lojisyèl devlope nan Lawisi, ki vize a rezoud yon pwoblèm patikilye.

Tou vo anyen se ke diferans ki genyen direktè lekòl manti nan apwòch la nan tou de pati yo nan sa se yon sistèm workflow automatisation. sistèm Lwès yo gen pou gen entansyon bay konplè automatisation epi swiv-up sipò atravè yon varyete pratik biznis nan òganizasyon an, pandan y ap majorite nan mal nan pwogram domestik nan otomatize sèten fonksyon sèlman.

A depans pou sistèm lwès la nan apeprè chenn nan $ 400 a $ 1,000 pou chak travay, pa konte pri a nan aplikasyon, pyès ki nan konpitè ak lojisyèl oblije asire yon dokiman nòmal elektwonik. Anpil fwa pwòp tèt ou-entwodiksyon depans sou mwatye pri a abityèl yo lisans, kòm pi fò nan pwogram nan pou automatisation nan workflow aplike pwomosyon sa yo divès kalite, men nan kèk sitiyasyon pri a nan yon lòd pou nan grandè pi gwo. Youn nan ki pi difisil la se toujou pwojè a nan automatisation nan dokiman finansye kòm ak aplikasyon an nan pwojè sa yo koute sou 2-3 fwa pi wo pase pri a nan lisans.

lojisyèl Domestik vann nan $ 200-600 pou chak chèz, ak nan adisyon a ki te pran an kont pri a nan pwogram adisyonèl ak divès kalite ekipman yo. Nan fen a, se kalkil la ki gen valè nan konparatif te pote soti nan anpil menm jan an kòm nan sistèm yo lwès yo.

karakteristik

Nan laplipa moun lan ka kòm yon direksyon priyorite nan automatisation yo pwosesis yo ki gen rapò ak amonizasyon an nan dokiman, pou egzanp, pwosesis la nan premye preparasyon ak plis aplikasyon nan bidjè yo. Sepandan, ekip anpil yo kounye a se lè l sèvi avèk automatisation biwo ak workflow, se sa ki, ak pwosedi yo enskripsyon nan dokiman sortan ak fèk ap rantre.

Entwodiksyon nan sistèm nan elektwonik se pa fondamantalman diferan soti nan entwodiksyon an nan nenpòt ki lòt sistèm otomatik ki fonksyone, Se poutèt sa li nesesè rete sou karakteristik yo ki diferan nan pwojè sa a.

Kreyasyon nan depo antrepriz-klas

Entwodiksyon dokiman automatisation nan nenpòt ka, bay pou sèten repozitwa antrepriz nan ki nan magazen tout kopi dokiman yo. Estrikti a ki lojik nan depo a, devlopman an ak plis aplikasyon nan règleman sekirite, osi byen ke yerachi depo dokiman mande pou maksimòm presizyon ak gen yo dwe te pote soti nan yon etap bonè nan pwojè an.

Li ta dwe transmèt nan tèt ou ke ka fonksyon nan depo ap deplwaye nan kòmansman an nan desen an, se konsa nan ka yon etap bonè dwe fèt pou avanse pou pi tout dokiman ki soti nan kote yo depo aktyèl nan yon sèl repozitwa rèstriktirasyon. Kòm yon rezilta, itilizatè yo ka familyarize tèt yo ak nenpòt nan fonksyon yo pi gwo nan sistèm nan, ak an menm tan mèt ak aplikasyon li yo. Akselere adaptasyon a nan anplwaye yo aplike sistèm ka nan sèvi ak fonksyon sèvis tankou alèt sou chanjman nan dokiman an, aparans nan nouvo dokiman, elatriye

Kidonk, workflow obligatwa pou nenpòt ki konpayi modèn ki ap chèche devlope ak amelyore operasyon li yo.