Kondisyon ki sal achiv. Règ debaz yo nan òganizasyon Achiv

achiv la ka nan fòm lan nan yon inite separe estriktirèl nan yon òganizasyon oswa yo kapab yon pati entegral nan lavi biwo. Sa a depann sou volim nan yon dokiman ki egziste deja.

Ki jan yo òganize li

Kreye yon achiv nan nenpòt ki biznis oswa òganizasyon mande pou yon seri mezi espesifik:

1. Ou bezwen chwazi espas ki la depo ki apwopriye pou estoke dokiman ak byen ekipe li.
2. Swen fèt pou pran pou kreye kondisyon ki satisfè estanda la.
3. Li nesesè nan ekipe l 'ak pwen an teknik de vi - yo achte ak enstale ekipman ki nesesè pou achiv la.
4. se repozitwa nan mare yo dwe òganize pwosedi pou òganizasyon an nan achiv nan tout dokiman ki nesesè.
5. Li dwe devlope ak apwouve pa fondasyon an regilasyon nan apatman an.

Aplikasyon de mezi sa yo asire sekirite a nan dokiman achiv ak kenbe yo nan eta a yo mande yo.

Ki moun ki archi a

Apre sa, ki sa yo egzijans yo ap pou travayè yo ke yo pral angaje nan òganizasyon an nan achiv la ak plis depo nan dokiman? Yo ka konbine pozisyon ak gadò yo, pou egzanp, yon sekretè oswa yon resepsyonis?

Archi - yon espesyalis ki gen travay se yo òganize aktivite achiv. Pou sekirite a nan dokiman yo reskonsab l ', li pote tout responsablite. travay li se pa posib san yo pa pase yon enstriksyon espesifik oswa menm (si sa nesesè) estaj nan enstitisyon an nan Eta Achiv yo.

fonksyon li kapab transfere nan yon lòt anplwaye ki ap travay a tan pasyèl. Tipikman, responsablite yo archi yo asiyen nan travayè sosyal la endividyèl nan ka a kote kantite lajan an depoze nan dokiman an se ase gwo. Nan òganizasyon gwo, estaf yon pòs apa pou objektif sa a. Nan ka sa a, sepandan, li se anjeneral ki konpoze yon deskripsyon travay ki espesifye ki kalite travay reskonsab archi a, osi byen ke dwa li yo ak devwa.

Bagay pwensipal lan - pwosedi a

Ka transmèt nan òganizasyon an achiv dapre yon grafik espesyalman devlope. desen li gen yo dwe te dakò ak tèt yo nan chak nan depatman yo, ki moun ki pral transmèt dokiman yo epi ak ki te apwouve pa archi la. Depi dokiman yo ap travay nan achiv la pa yo, se sèlman ki estoke, men tou, detanzantan itilize, detèmine règleman yo nan pwoblèm yo (si sa aplikab) soumèt aplikasyon pou nan òganizasyon w lan, osi byen ke moun ki gen enterè ekstèn.

Akouchman nan dokiman yo dwe selebre nan sèten liv fè enskripsyon an. gen kondisyon, lòd, zak sou transfè a nan ka yo sèvi ak pou yon ti tan nan twazyèm pati pwosedi pou pwosesis anrejistreman an (nan mitan lòt moun sa yo ka gen ladan biwo pwosekitè a ak tribinal). Pibliye dokiman pou jiska yon mwa nan anplwaye pwòp li yo, ak jiska twa mwa - reprezantan yo nan estrikti pati.

Règ debaz yo nan òganizasyon Achiv

Acts achiv, osi byen ke nenpòt inite estriktirèl sou baz la nan dispozisyon espesyal, ki te apwouve pa jesyon an. Anplwaye nan l 'nan travay yo konfòme yo ak deskripsyon pwòp travay yo. Dispozisyon ki adopte pa konpayi an, kouche soti règ debaz yo nan achiv yo (estati a nan mezi a fonksyonèl nan dwa ak responsablite ak konpozisyon nan dokiman ki nesesè yo). Pa travay debaz li yo gen ladan yo:

1. Konpleman achiv la nan dokiman, se konpozisyon sa a nan yo ki ki nan lis nan yon seksyon separe nan Règleman yo.
2. Kenbe dosye sou materyèl ak kenbe yo an sekirite.
3. Pou devlope nan dokiman yo ki disponib jwenn èd.
4. Pèmèt ou itilize pwosedi a ki estoke nan materyèl la achiv.

Si òganizasyon ou a gen dokiman ki ka ki gen rapò ak Fon an archivistik nan Federasyon Larisi la, lè sa a prepare epi soumèt yo pou depo pèmanan nan eta a ki depo se youn nan pwoblèm yo ekstèn nan apatman an estriktirèl.

fonctionnalités li

fonksyon achiv sistematik dériver soti nan travay li yo. Yo menm ki prensipal yo se bagay sa yo:

1. Kenbe lis nan sous pwòp yo nan akizisyon, se sa ki, òganizasyon oswa inite biznis.
2. Pran nan yo nan yon fason ki lòd dokiman yo pou sovgad.
3. Pran an kont materyèl sa yo ak asire sekirite ranpli yo.
4. Fòme ak kenbe yon sou entènèt èd sistèm, ki gen rapò ak dokiman yo achiv.
5. Konduit enfòmasyon jesyon sèvis ak tout inite estriktirèl nan òganizasyon an.
6. Òganize pwoblèm nan epi sèvi ak nan dokiman an akò ak bezwen yo nan moun ak lòt òganizasyon, yo konsidere ak analize pwosesis la nan sèvi ak yo.
7. Prepare deklarasyon ak repons ofisyèl nan sitwayen mande sosyal ak legal lanati.
8. Pote soti nan aktivite sou pran egzamen an nan valè a nan yon dokiman, òganize, transfere nan pwosedi ak yon View nan depo pèmanan nan achiv la minisipal oswa eta a (nan ka a lè òganizasyon an se youn nan sous ki pi wo a nan akizisyon de achiv).
9. Tcheke Correct nan fòmasyon ak achiv dosye yo nan akizisyon a nan sous - tou de nan inite pwòp yo estriktirèl ak lòt òganizasyon.
10. Yo òganize travay sou kenbe biznis antrepriz nomanklatur la.
11. Bay asistans pratik ak metodolojik ak dokiman nan chak divizyon estriktirèl.
12. Patisipe nan devlopman nan achiv ak dosye administrasyon yo.
13. Pou patisipe nan evènman yo ki te fèt nan bi pou yo fòmasyon archivist ak anplwaye nan pozisyon ki gen rapò ak dokiman administrasyon yo.

Ki kote yo mete l '

Kounye a, annou konsidere sa ki gen la nan kondisyon yo chanm achiv. pi enpòtan nan sa ki ta dwe konsidere kòm, - nan plas la li nan nenpòt ka pa pèmèt nan bilding yo nan bilding yo karaktè fin vye granmoun nan bilding bwa, ki kapab anvan tout koreksyon, pa sèlman chanm prensipal la, men Grenier ak sousòl, osi byen ke nan bilding, gen chofaj recho chofaj.

Si se estrikti nan menm kòm yon antye adapte pou depo nan dokiman papye, Lè sa a, yon achiv nesesèman vle di yon chanm izole.

Si òganizasyon ou nan fiti prè plan yo etabli achiv pwòp li yo, isit la ou gen opòtinite pou pran abitid familyarize tèt yo ak lis la nan kondisyon ki dwe konsidere kòm nan pwosesis la preparasyon. Se konsa, ki sa yo kondisyon yo ki prensipal nan sal la achiv, ki gen misyon - yo ak anpil atansyon epi byen magazen tout dokiman ki nesesè?

Lis la nan ki sa yo mande yo dwe te fè ki disponib

1. Achiv yo.
2. Se sal la ki fèt pou resepsyon nan dokiman, depo tanporè ak aklimatman.
3. sal la nan ki dokiman yo yo pral itilize.
4. Operating chanm (oswa chanm) pou anplwaye yo.

Lè espas ki la se pa ase ...

Nan ka a kote espas ki la chanm dosye pa pèmèt posibilite pou fè anlèvman anba l 'chanm plizyè dedye espas sèl ta dwe divize an zòn separe pa Partitions. Kondisyon nan debaz yo, ki te gen yo dwe entèdi respekte a nan ka sa a - izole nan yon sèl yon lòt kote depo nan dokiman yo ak travay avèk yo.

Yon chanm apa oswa yon espesyalman konstwi ak adapte kòm yon bilding depo dokiman itilize kòm yon backup, oblije ka retire yo nan objè pote yon risk nan tèm de posibilite pou dife. Kòm yon egzanp ka mansyone yo pak machin, garaj ak estasyon gaz. Nan pwoksimite fèmen nan bilding oswa lokal achiv la pa dwe objè ki sèvi kòm sous polisyon nan lè a.

Idealman, dosye yo ta dwe toujou dwe mete yo nan yon separe, ki deziyen sèlman pou sa a bilding bati ak tout règ yo ki nesesè yo ak règleman yo. Men, malerezman, reyalite a se dikte tèm li yo, ak nan pifò òganizasyon, dokiman yo estoke nan fasilite yo ki egziste deja, konvèti ak adapte pou objektif sa a.

Ke dwa a pale

Konnen ak kondisyon yo regilasyon nan bilding yo ak lokal nan achiv la. Yo se jan sa a:

1. Se bilding lan, ki se sipoze gen tan kap vini an nan depo oblije al gade nan ki kantite administratif. Li se entèdi yo mete achiv la kote gen Restoration sèvis, depo manje, magazen soti nan kategori a nan sibstans ki sou enflamabl ak agresif, menm jan tou ki enpòtan teknoloji chimik aplike.
2. Ekskli mete li nan yon chanm Fitness ak ki kote pa respekte ak kondisyon ijyèn. Sou inaksèptabilite la nan Delambre achiv bilding mansyone pi wo a.
3. Li se patikilyèman enpòtan konfòme l avèk kondisyon dife pou chanm nan achiv. sekirite li yo pou posib dife - youn nan kondisyon sa prensipal nan depo ki an sekirite nan kopi dokiman yo. Nan mwa Janvye 2009, Ministè a nan Kilti a nan Larisi bay lòd pou N o 3 adopte yon seri de kondisyon regilasyon tabli nan règleman yo espesyal nan sekirite kont dife nan gouvènman an Russian Federation ak achiv minisipal yo. Lè aparèy la nan règleman yo depo dokiman yo mande yo dwe obsève san yo pa febli.
4. konsepsyon bilding lan se asire li enposib nan inondasyon. Se sal la oblije gen yon sòti ijans. Nan okenn ka va pase atravè li tiyo a prensipal (dlo-pote oswa gaz).

Eske li posib poum ranpli plasman nan sousòl la?

Li pa rekòmande plasman nan depo achiv nan chanm nan sousòl, planche anwo oswa chanjman ke espas sa yo grenye.

Nan sitiyasyon ijans ka gen eksepsyon nan règ sa a. Yo aksepte lè sousòl la sèk ak byen chofe, te ekipe ak vantilasyon mekanik, ki kapab pou bay pou yon inèdtan oswa de trip rèspirabilite. Achiv yo pou galata oswa grenye se posib sèlman bay ki tanperati a ak imidite kondisyon yo ki apwopriye yo.

Yon kondisyon trè enpòtan pou lokal achiv ki gen rapò ak aparèy la fil kouran ki deyò. Li se oblije yo dwe fèmen ak sipò byen fèmen. Kòd nan ekipman pòtab elektrik yo bay ak izolasyon kawoutchou. pa ta dwe mete andedan kay la oswa depo komen nan kasè kous etaj.

chwazi ki pa pousye a ak materyèl ki pa korozivite kòm materyèl bilding pou fini zarchiv achiv. dwe extend sistèm dwe ekipe ak vle di nan net, san danje pou dokiman yo. Li pa pèmèt yo sèvi ak dife nan magazen an, gen ladan yo aparèy chofaj oswa kote objè etranje yo.

Pou rezime

Apre rediksyon nan zòn nan chwazi nan konfòmite ak tout kondisyon ki anwo nan sal la achiv, pran yon desizyon final sou konvnab la oswa inadaptasyon pou itilize. Pran tankou yon desizyon apre tcheke estasyon an posib sanitè ak epidemyoloji ak sipèvizyon la Ponpye Leta yo. ka achiv la ap mete tout kote yo pwograme sèlman apre yo fin pwosedi a nan egzamen an detay.

Objektif li - klarifye sal la dife ak detèmine nivo ki apwopriye a, yo enspekte gwo durability nan estriktirèl, asire fòs la nan sipèpoze ant planche nan kalkil la nan chay la potansyèl (ekipman pou achiv la ak pwa a nan dokiman yo ki estoke), tcheke disponiblite ak estati aktyèl la nan vantilasyon ak chofaj sistèm yo.

Nan kontwòl kontab la ki enplike ke reprezantan ki nan òganizasyon an (anjeneral anplwaye yo nan achiv la nan lavni), ak anplwaye nan tout sèvis ki enpòtan - .. Building, dife, sekirite, elatriye Rezilta yo nan egzamen an yo reflete nan preparasyon an nan zak final la.