Dosye achiv òganizasyon jesyon: GOST, enstriksyon, dokiman, règ yo. Gid pou jesyon dosye achiv

Achiv règ jesyon dosye gen ladan kondisyon yo ki kle nan travay avèk papye ak materyèl pa patisipe nan aktivite aktyèl yo nan konpayi an. Yo formul an akò avèk prezan fondasyon an regilasyon, regilasyon pwosesis sijè ki abòde, konpilasyon ak depo nan enfòmasyon. tèm kle yo itilize nan fondasyon an nan Creole a kouche pou archivistik Albòm Jesyon. Lè ekri yo nan pwogrè kont nan sèvi ak teknoloji ak avanse teknoloji enfòmasyon. Konsidere plis baz la nan achiv jesyon dosye elèv la.

ensidans

Gid pou achiv jesyon dosye aplike nan ajans gouvènman. Yo fè yo tou obligatwa pou biznis angaje nan sèten kalite travay. An patikilye, règleman yo aplike nan pati nan deskripsyon, enskripsyon yo, prezèvasyon nan epi sèvi ak nan dokiman nan archivistik fon nan Federasyon Larisi la, refere yo bay pwopriyete a leta yo.

Sibdivizyon de antrepwiz, ap travay ak fim, fonografik, videyo, foto, kat, syans ak teknoloji, enfòmasyon Telemetry, ki reji pa dispozisyon ki fikse nan planifikasyon ak rapò.

devwa a ak dwa a yo fòme òganizasyon nan achiv yo pou depo a tanporè nan dokiman nan AF a RF bay baz la nan lejislasyon sektoryèl (ki soti nan 1993), pozisyon an (ki soti nan 1994 ak 1998.). fondasyon an regilasyon fòme zak legal yo ki gen enpòtans rejyonal yo. Konsidere kòm règ yo pa aplike nan dokiman, travay la ki se réglementées pa Lwa a Federal № 5485-1 ak Prezidansyèl Dekrè № 1203 soti nan 30.11.1995, la

fini

Li se yon renouvèlman sistematik nan baz la dokimantè nan inite yo antrepriz. Davwa gen ladan pou detèmine si:

1. Sous.
2. Konpozisyon nan materyèl yo dwe resevwa yo.

Kòm yon pati nan aktivite sa a tou se te pote soti transfè dirèk nan dokiman nan achiv la. Kòm sous yo se:

1. antrepriz inite.
2. moun fizik.
3. Sibòdone estrikti.

Konpozisyon nan materyèl

pou dosye achiv enstriksyon jesyon kouche se ke akizisyon fèt pou yon ti tan (plis pase 10 ane) ka ak depo pèmanan. Epitou rezime enfòmasyon sou anplwaye yo. Ka kote lavi sa a ki etajè nan mwens pase 10 ane, tankou yon règ, achiv yo yo pa transfere. Yo genyen nan yo nan pati pyès sa yo ki enpòtan nan antrepriz la. Nan fen a nan lavi sa a ki etajè nan bagay sa yo, se yo dwe detwi. Detay yo de pèsonaj moun yo transmèt nan demann lan nan mèt kay la. Imedyatman, yo yo voye nan eta a Achiv yo pou kontni pèmanan. transfè a dwe tou ap materyèl Enterprises précurseur ak likide estrikti sibòdone.

Achiv dosye jesyon ak nomanklatur

Otorize anplwaye fè travay ak materyèl antrepriz enfòmasyon, fè yon lis sistematik nan ka. Li te rele nomènklatoura la. Nan fòmasyon li yo endike lavi sa a ki etajè nan materyèl yo. pou dosye achiv jesyon manyèl preskri divizyon an otorize kontwole ak fasilite dispozisyon sèvis nan Desen an nan nomanklatur la. lis sistematik sèvi kòm baz la pou fòmasyon nan envantè nan materyèl enfòmasyon nan (jiska 10 ane) depo pèmanan ak tanporè. Nomanklatur se tou yon dokiman kontablite pi gwo. Yo itilize li pou enskripsyon an nan ka nan depo pou yon ti tan, ki gen ladan yon tèm nan mwens pase 10 zan. pouvwa nomanklatur Konplo a etabli sistematize dwe itilize lè y ap devlope zak dosye kat fèt.

klasifikasyon

Kenbe dosye achiv se jesyon te pote soti sou twa kalite nomanklatur:

1. Nòmal pou li.
2. Egzanplè.
3. Endividyèl (pou yon konpayi an patikilye).

Premye a detèmine konpozisyon sa a nan materyèl sa yo pwodwi nan enstitisyon menm jan an. se estanda nomanklatur konsidere yo dwe yon dokiman regilasyon. Genyen apeprè swivan sistematize detèmine konpozisyon sa a genyen nan materyèl enfòmasyon pou antrepriz ki kouvri pa aksyon li yo, ki endike endèks la. Li te gen yon karaktè rkomandasyon. Sa yo kalite sistematize yo itilize nan fòmasyon an nan yon ranje endividyèl ak transfere nan li san yo pa chanjman.

preparasyon Karakteristik

dokiman yo pou achiv jesyon dosye antrepriz sistematize nan fòm lan preskri nan akò ak nomanklatur a nan inite estriktirèl. Lèt la ta dwe te dakò epi siyen pa lidè yo.

se nomanklatur a nan antrepriz la te fè nan fòm la an jeneral. Li se inisyal nan tèt la nan achiv la oswa moun nan an chaj, ki te siyen pa tèt la nan dispozisyon sèvis oswa yon anplwaye otorize. dwe nomanklatur dwe apwouve komisyon an ekspè, ak Lè sa a ki te apwouve pa direktè a nan konpayi an. Apre pote soti pwosedi sa yo tèt nan divizyon estriktirèl nan antrepriz la bay yon ekstrè nan seksyon yo ki enpòtan.

nomanklatur a pou ane kap vini an te fòme nan sezon an dènye nan peryòd aktyèl la. Amonizasyon se te pote soti omwen 1 tan nan 5 ane. Si w chanje estrikti a ak fonksyon nan antrepriz la, yon nouvo nomanklatur.

Pwosedi a pou konpile Afè

Fòmasyon rele gwoupman zak fèt nan akò ak nomanklatur la. Achiv òganizasyon jesyon dosye gen ladan sistematize nan enfòmasyon an akò avèk non an nan folder nan. Pa pèmèt gwoupman nan kopi kopi ak proje. Sèl eksepsyon ki yo wo anpil-valè machin yo. pa dwe mete yo nan yon katab papye yo dwe retounen.

se Kenbe achiv kenbe dosye fèt nan yon dispozisyon santralize enfòmasyon materyèl manyen sèvis, ak nan yon desantralize - tou de inite estriktirèl, ak divizyon nan pi wo a. se Gwoupman fèt anba sipèvizyon dirèk nan moun ki responsab pou sekirite a nan medya depo. Si sa nesesè, yo ka pran anplwaye patisipe nan Eta Achiv yo la.

kondisyon kle

jesyon dosye achiv se te pote soti an akò ak egzijans ki nan règleman yo. Nan fòme dosye yo ak transpòtè enfòmasyon bezwen satisfè kondisyon sa yo:

1. Materyèl pou depo pou yon ti tan ak pèmanan yo gwoupe separeman.
2. se dosye a enkli nan yon kopi chak nan papye a.
3. katab a ta dwe materyèl prezan pou yon ane kalandriye. Règleman sa a, sepandan, gen eksepsyon. Men sa yo enkli:

• dosye pèsonèl, ki fè yo te fòme sou dire a tout antye de anplwaye a ki enpòtan;
• materyèl ak estrikti nan eli komite kanpe ak yo, depite gwoup, anrejimante nan peryòd la nan Konvokasyon;
• Papye enstitisyon edikatif, egzekite ak gwoupe nan yon ane lekòl la;
• materyèl teyat, karakteriz aktivite yo nan sezon an;
• istwa, ak sou sa.

folder nan dwe pi piti pase 250 fèy papye nan yon epesè nan pa plis pase 4 cm.

Gwoupman nan zak administratif

Achiv dosye jesyon mande pou sistematize nan diferan kalite transpòtè enfòmasyon. Sa yo ki gen ladan atribi ak zak administratif. Yo yo gwoupe selon kalite a ak kwonoloji nan aplikasyon:

1. Dispozisyon ki nan lòd ki te apwouve pa zak regilasyon, aji kòm anèks. Yo yo gwoupe ansanm. Si dispozisyon, règleman, lòd yo te apwouve kòm zak ki apa a, sistematizasyon yo nan ka endividyèl elèv yo.
2. Lòd ak desizyon nan estrikti yo ki pi wo pou aplikasyon yo yo gwoupe pa nan zòn nan antrepriz la.
3. Lòd ki gen rapò ak pèsonèl, sistematize dapre peryòd la retansyon. Ak yon gwo volim nan enfòmasyon materyèl zak nesesè sou kote diferan nan konpayi an, gwoup separeman.
4. Lòd nan zòn kle yo de aktivite yo sistematize apa nan zak sou anplwaye yo. Pou egzanp, se lòd la achiv jesyon dosye ki enkli nan dosye a menm, ak randevou a nan tèt la nan divizyon responsab - nan yon lòt.
5. Apwouve limit, rapò, estime, lis detaye, plan ak sou sa. gwoupe separeman nan men yo pwojè yo.
6. se kote nan dokiman, nan dosye pèsonèl te pote soti nan lòd la yo resevwa yo.
7. Facial anplwaye bòdwo salè sistematize nan dosye ki apa a. Yo ranje nan lòd alfabetik.
8. Plent, sijesyon, plent sitwayen 'konsènan aktivite yo nan konpayi an, dosye nan konsiderasyon yo ak aplikasyon yo gwoupe apa nan plent yo nan moun pou zafè pèsonèl.
9. Systematic nan korespondans se anjeneral te pote soti nan yon peryòd kalandriye nan lòd kwonolojik. Nan ka sa a, repons yo yo mete apre kesyon yo. Nan ka renouvèlman nan korespondans sou yon sijè an patikilye, ki te kòmanse nan ane anvan an, dokiman yo enkli nan dosye a nan peryòd aktyèl la. Nan ka sa a endike endèks la nan ane a anvan yo.

Fè transpòtè enfòmasyon aksepte pou sovgad

Achiv dosye jesyon bay yon nimewo nan kondisyon pou inite estriktirèl, k ap travay ak dokiman papye. Fè transpòtè pouvwa gen yon pati nan oswa konplè. Sa depann de tan an depo. Se tout enskripsyon te pote soti nan respè nan dokiman pou yon ti tan (plis pase 10 ane), yon kontni pèmanan, osi byen ke zak yo sou anplwaye yo. Sa enplike:

1. Paperback / katab lyan.
2. nimero a nan fèy papye yo.
3. Desen moute page-temwen an.
4. Fòmasyon nan envantè entèn si sa nesesè.
5. Fè ajisteman nan detay yo nan fèy la kouvri. Yo ka manyen non an nan antrepriz la, ki kantite enskripsyon nan dosye, dat yo ekstrèm, ak sou sa.

Materyèl pou depo pou yon ti tan, ki gen ladan yon tèm nan mwens pase 10 zan, trase nan pati. Se konsa, pa pèmèt yo pote soti nan sistematize nan sekirite nan dosye a, lis pa konte, nou pa bezwen nan etikèt asirans.

nuans

Achiv dosye jesyon - yon aktivite nan ki espesyalis bay pa sèlman transpòtè enfòmasyon sou sekirite, men tou, opòtinite pou yo travay avèk yo ta dwe bezwen an leve. Pou sa ka fèt, zak yo Constituent folder nan, ki soumèt pa kat twou nan yon kouvèti bwat katon. Yo fè yo tou pèmèt yo mare konsidere posibilite pou lekti tèks, rezolisyon, dat nan viza nan tout papye yo.

Nan preparasyon pou gwoupman a nan tout Fastener metal yo retire. Materyèl gen entansyon pou depo pèmanan ak ki fòme ak zak patikilyèman enpòtan oswa unformatted genyen nan yo nan dosye gatèd twa-valv ak strings oswa nan bwat espesyal.

Lè prezan nan dokiman reklame nan yon nati pèsonèl (liv travay, kat, kat militè yo, elatriye). Yo mete nan yon anvlòp separe epi ranpli li nan rès la nan materyèl sa yo. Nan fen dosye a yo dwe prezan yon vid fèy-temwen. Nan kòmansman an nan folder nan koud fòm pou envantè entèn yo. Pou asire sekirite a, ak lòd nan aranjman nan chak fèy papye ansanm ak chif nimeral Arabic. Règleman sa-a pa aplike nan paj la, ak fòm temwen pou envantè. Se nimewo mete nan kreyon nan kwen anwo dwat.

Fèy-temwen

Li se te fè dapre lòd la. Li genyen ladan li mo sa yo ak figi:

1. Nimewo nan fèy papye ak nimero.
2. Nimewo a nan paj nan envantè entèn yo.

fèy-Temwen an tou précis nimero espesifik. An patikilye, detèmine si gen lèt endis, kòd manke, nimewo paj ki gen foto Kole, paj fòma gwo, ak sou sa. Anplis de sa, sou yon fèy papye endike prezans bwochi enprime nan dosye a, si yo pa yo te make nan nimero prensipal la. Fèy-temwen vised du. chanjman ki vin apre nan estati a ak konpozisyon nan dosye yo ta dwe make nan li ak referans a zak yo ki enpòtan. Li pa pèmèt fè fèy-temwen nan paj nan tit nan yon katab oswa yon woulman privye ki te dènye paj la nan dokiman an nan li.

envantè entèn

Li se ki te fòme pou depo ak kontablite enfòmasyon tan materyèl (plis pase 10 ane) ak kontni kontinyèl. Entèn envantè kòm konpile pou biznis kreye pa varyete nan dokiman, tit nan yo ki sa ki pa t 'devwale. fòm a ta dwe prezante done sou nimewo yo seri nan atak nan endis katab, tit, dat, ak nimewo paj.

Pou envantè entèn tache dosye rezime. Li te deklare nan figi ak mo ki kantite dokiman ki enkli nan li, osi byen ke nimewo a nan fèy papye fòme li. Andose entèn du envantè. Si se yon katab mare oswa klipse gen fòm, se lis la konpile tache ak anndan an nan kouvèti a devan.

Chanjman nan konpozisyon sa a nan materyèl yo ta dwe reflete nan dosye "Nòt yo". Espesyalman li refere a retire elèv la, pou ranplasman kopi papye, ki gen ladan dokiman adisyonèl nan yon katab. An menm tan an mete desann referans sou zak yo ki enpòtan. Si sa nesesè, yo ka ki te fòme pa antre nan nouvo nan fèy la rezime envantè entèn yo, osi byen ke inscription la nan temwen katab.